Blog #11: Hvad nytårsrengøring kan lære dig om bedre arbejdsvaner!

Rens ud

Det nye år er i gang, og der er ikke noget så forfriskende som at starte året med et rent bord – bogstavelig talt. En nytårsrengøring kan bringe ny inspiration og energi ind i dit hjem, og det samme gælder på dit arbejde.

Så tag en eftermiddag inden der igen bliver forårstravlt og få renset ud på skrivebordet. Rodede bunker med gamle papirer skaber også rod oppe i hovedet – især hvis du er stresset i forvejen. Når du så er færdig med den store skrivebordsoprydning, kan du passende gå i gang med at rydde op i din mailindbakke.

Prioriter

Når det kommer til indbakken, er der ofte behov for at prioritere – hårdt – ellers kan emailen meget hurtigt blive din værste tidsrøver på arbejdsdagen. For det første skal du sætte en fast tid af i kalenderen til at læse og besvare emails – dette kan eksempelvis være i 20 minutter, tre (FASTLAGTE) tidspunkter om dagen. Sørg for at prioritere tiden, og ikke skubbe den til side for møder eller andet. Når du så sidder med din email, skal du sørge for at skabe orden og altid stræbe efter at have 0 ulæste mails i indbakken, når du er færdig. Det gør du ved at lave mapper og inddele dine mails på baggrund af fire kriterier:

    • Mails der kan slettes
    • Mails der skal videresendes
    • Mails du kan svare på nu
    • Mails der tager mere end to minutter at svare på

Herfra er det bare at gå i gang fra toppen. De tre første punkter gør du først, og de langtidskrævende mails lægger du ind i en mappe til besvarelse senere. Det fører os til næste punkt på listen.

Strukturer

Hvis du vil have en effektiv (og behagelig) arbejdsdag, er det afgørende at skabe struktur over dine opgaver. Det gør du ved at skrive dem ned på en To-Do-Liste. Men ikke en hvilken som helst To-Do-liste. En struktureret én af slagsen. Det gørres på følgende måde:
Start med at skrive alle dine opgaver ned i et dokument. Lav herefter et tidsestimat over hvor langt tid opgaverne tager. Så inddeler du opgaverne, i henhold til hvilke du skal løse først efter følgende regelsæt:

    1. Opgaver, der skal videredelegeres – Løs dem først
    2. Opgaver, der tager mindre end 10 minutter at løse – Løs dem efterfølgende    
    3. Vigtige opgaver, der tager mere end 10 minutter – Løs så disse opgaver én efter én     
    4. Ikke-vigtige opgaver, der tager mere end 10 minutter – Brug disse til at fylde hullerne ud med

Forbered dig på afbrydelser

Du kender det sikkert godt. Du har estimeret din super-rengøring af lejligheden til at tage nøjagtig tre timer. Præcis den rette mængde tid til at du både kan nå at sove længe, drikke kaffe med din ven og træne inden du om aftenen kan trække stikket ud med sofa og fjernsyn. Men midt i rengøringen ringer farmor og fortæller i højstemte vendinger om sin tur til “Korsbæk på bakken” i weekenden, og vupti er din plan skredet, og du står og renser toilettet i stedet for at slænge dig på sofaen om aftenen. SURT, men ikke desto mindre realistisk, især på arbejdet. Der kommer altid uforudsete ting ind i løbet af en arbejdsdag, og det er en dræber for enhver planlægning. Altså: vær konservativ med din planlægning og hold altid ca. halvdelen af dagen åben til uforudsete ting – så undgår at læsset vælter.  

Træk stikket ud

Nu er det tid til at nyde frugten af dit hårde arbejde, stille rengøringsmidlerne tilbage i skabet og slå benene op med en kop kaffe og det seneste afsnit af din yndlingsserie. Eller sagt på en anden måde: Arbejd når du er på arbejde, struktureret og fokuseret, og hold fri, når du har fri – mindst ligeså fokuseret. Det er måske lettere sagt end gjort, når du står overfor en vigtig deadline, men det er et faktum at vi arbejder både bedre og hurtigere når vores hjerne har fået lov til at hvile.